Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable

Heritage Financial Advisors es el responsable del tratamiento de los datos personales a los que se refiere esta política.

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Razón social: Heritage Financial Advisors S.A.S. ("Heritage")

NIT: 900.875.325-8

Domicilio: Bogotá D.C., Colombia

Dirección: Carrera 11B # 99-25, Bogotá, Colombia

Correo para datos personales: administracion@heritage.com.co

Teléfono: +57 311 452 7790

Sitio web: www.heritage.com.co

El área responsable de atender consultas y reclamos es la Gerencia Administrativa, a través del correo indicado.

 

2. Marco legal y definiciones

Esta política se expide conforme al artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013). Para efectos de esta política:

• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible; entre otros, los relativos al estado civil, a la profesión u oficio, a la calidad de comerciante o servidor público, y los contenidos en registros públicos.

• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento; en este caso, Heritage.

• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.

• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.

Los datos de personas jurídicas (por ejemplo, estados financieros de una sociedad) no son datos personales y no están sujetos a esta política.

 

3. Principios

Heritage aplica en todo tratamiento los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley y a sus normas reglamentarias.

• Finalidad: los datos se usan solo para las finalidades informadas en esta política.

• Libertad: salvo excepción legal, el tratamiento requiere autorización previa del titular.

• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa y actualizada; Heritage no deduce ni completa datos que no tiene.

• Transparencia: el titular puede saber en cualquier momento qué datos suyos se tratan y de dónde provienen.

• Acceso y circulación restringida: solo acceden a los datos las personas autorizadas de Heritage y sus encargados.

• Seguridad: se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.

• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva sobre la información, incluso después de terminada su relación con Heritage.

 

4. Titulares, datos y finalidades

Heritage trata datos de siete grupos de titulares, cada uno solo para las finalidades indicadas.

Grupo

Clientes y sus representantes
Datos que tratamos
Nombre, documento de identidad, cargo, datos de contacto corporativo, firma, información de la operación

Finalidades

Ejecutar el mandato o contrato; facturar; cumplir obligaciones legales, contables y tributarias; prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT)

 

Grupo
Prospectos (directivos de empresas)
Datos que tratamos

Nombre, cargo, correo y teléfono corporativos, perfil profesional público, resultado de verificación en listas restrictivas
Finalidades

Contacto institucional B2B para presentar servicios de banca de inversión; registro de la gestión comercial; respetar solicitudes de no contacto (ver sección 11)
 

Grupo

Contrapartes de operaciones (compradores, inversionistas, financiadores y sus representantes)

Datos que tratamos
Nombre, cargo, datos de contacto corporativo, documento de identidad cuando se requiera, acuerdos de confidencialidad firmados
Finalidades

Desarrollar procesos de M&A y financiación; gestionar acuerdos de confidencialidad y salas de datos; debida diligencia y prevención LA/FT
 

Grupo

Socios, accionistas y beneficiarios finales de clientes y contrapartes
Datos que tratamos

Nombre, documento de identidad, participación, información de listas restrictivas
Finalidades

Conocimiento del cliente (KYC) y prevención LA/FT, con autorización del titular cuando la ley lo exija

 

Grupo
Proveedores y contratistas
Datos que tratamos

Nombre, documento de identidad, datos de contacto, información tributaria y bancaria
Finalidades

Contratar, pagar y evaluar servicios; cumplir obligaciones tributarias

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Grupo

Empleados, practicantes y candidatos
Datos que tratamos

Datos de identificación, contacto, formación, experiencia, referencias; para empleados, información laboral, de seguridad social y bancaria
Finalidades

Selección; ejecución de la relación laboral; nómina y seguridad social; cumplimiento de obligaciones legales
 

Grupo

Visitantes del sitio web y personas que nos escriben
Datos que tratamos

Nombre, correo y contenido del mensaje; datos técnicos de navegación

Finalidades

Responder solicitudes; seguridad y estadísticas del sitio

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Tratamiento de datos para Conocimiento del Cliente (KYC) y Debida Diligencia de Contrapartes: Previa autorización expresa del titular (o declaración de autorización por parte de la persona jurídica contratante), Heritage recolectará y tratará el nombre y número de identificación de los representantes legales, administradores, accionistas, beneficiarios finales (participación ≥ 5%) e inversionistas/compradores potenciales, con la finalidad de consultar sus antecedentes disciplinarios en la Procuraduría General de la Nación, responsabilidad fiscal en la Contraloría General de la República y listas restrictivas internacionales (OFAC, ONU, UE), a través de encargados tecnológicos autorizados (incluyendo Dealflou y Croma), para prevenir riesgos de LA/FT/FPADM, corrupción y soborno transnacional antes de suscribir mandatos o compartir información confidencial de transacciones.

Heritage no vende ni cede datos personales a terceros para fines comerciales propios de esos terceros.

 

5. Datos sensibles y de menores

Heritage no recolecta datos sensibles en su actividad comercial. Solo trata datos sensibles de empleados cuando la relación laboral lo exige (por ejemplo, salud ocupacional y afiliación a seguridad social), con autorización expresa y advirtiendo que el titular no está obligado a suministrarlos. No trata datos de niños, niñas o adolescentes, salvo los de beneficiarios de empleados para fines de seguridad social, con autorización de su representante legal y respetando su interés superior.

 

6. Autorización y datos públicos

Heritage obtiene la autorización del titular de forma previa, expresa e informada, por escrito, en medio electrónico o mediante conductas inequívocas, y conserva prueba de ella.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos:

• datos de naturaleza pública, como el nombre del representante legal inscrito en el registro mercantil o reportado a la Superintendencia de Sociedades;

• información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.

Aun sin autorización, Heritage respeta los principios de esta política y el derecho del titular a oponerse al tratamiento en cualquier momento.

 

7. Transmisión y transferencia de datos

Heritage puede transmitir datos personales a encargados que le prestan servicios, en Colombia o en el exterior (incluidos los Estados Unidos), solo para las finalidades de esta política. Entre ellos están proveedores de software, almacenamiento en la nube, correo electrónico y procesamiento de lenguaje para la redacción asistida de comunicaciones.

Cada transmisión se ampara en un contrato de transmisión o acuerdo de tratamiento de datos (DPA) que obliga al encargado a aplicar esta política, proteger la información, guardar confidencialidad y no usar los datos para fines propios.

Heritage solo transfiere datos a otro responsable cuando el titular lo autoriza o la ley lo permite, por ejemplo a una contraparte de una operación que el cliente ha autorizado.

 

8. Derechos de los titulares

El titular tiene derecho, de forma gratuita, a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no se requiera (sección 6).

3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos y la fuente de donde se obtuvieron.

4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante Heritage.

5. Revocar la autorización, oponerse al tratamiento con fines de prospección comercial o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien estipule a favor de otro.

 

9. Consultas, reclamos y bajas

Las solicitudes se presentan al correo administracion@heritage.com.co indicando nombre, documento o correo de contacto, la descripción de lo solicitado y la dirección para responder.

Tipo de solicitud

Consulta (qué datos tenemos y de dónde)

Plazo máximo
10 días hábiles desde su recibo

Prórroga

Hasta 5 días hábiles más, informando antes del vencimiento el motivo y la nueva fecha

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Tipo de solicitud

Reclamo (corrección, actualización, supresión o revocatoria)
Plazo máximo

15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo

Prórroga

Hasta 8 días hábiles más, informando antes del vencimiento

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Si un reclamo está incompleto, Heritage pide completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, se entiende desistido. Mientras se tramita, el registro llevará la leyenda "reclamo en trámite".

Baja inmediata de comunicaciones comerciales: basta con responder "BAJA" a cualquier mensaje de Heritage o escribir al correo de datos personales. Heritage detiene todo contacto comercial de inmediato y registra la solicitud en menos de 24 horas hábiles, sin esperar los plazos anteriores.

 

10. Seguridad, conservación y supresión

Heritage protege los datos con control de acceso por persona y por rol, cifrado en tránsito, registro de quién accede y modifica la información, y acuerdos de confidencialidad con empleados y encargados.

Los datos se conservan solo el tiempo necesario para su finalidad:

Caso

Plazo

Qué pasa al vencer

Prospecto que no respondió

Hasta 12 meses desde el último mensaje

Se suprimen sus datos de contacto; se conserva solo el NIT de la empresa y el hecho de que fue evaluada

Prospecto que inició conversación, clientes y contrapartes

La relación más 10 años (art. 28 de la Ley 962 de 2005 y términos de prescripción)

Se suprimen o anonimizan

Solicitud de baja

Indefinido, solo el correo o dominio y la fecha de la solicitud

Los demás datos se suprimen de inmediato; el bloqueo se mantiene para no volver a contactar

Empleados y proveedores

Los plazos laborales, contables y tributarios aplicables

Se suprimen o anonimizan

Candidatos no seleccionados

[6 meses] desde el cierre del proceso

Se suprimen, salvo autorización para futuros procesos

 

11. Aviso de privacidad de relacionamiento corporativo (B2B)

Este aviso aplica a los representantes legales, socios, administradores y directivos de empresas que Heritage contacta con fines comerciales B2B. Es el texto aprobado en el concepto jurídico CJ-2026-1022-HFA-DF.

Origen de los datos. Heritage identifica empresas en Colombia a partir de información financiera y societaria pública (incluidos los datos abiertos de la Superintendencia de Sociedades y el registro mercantil). Recolecta datos básicos de identificación y contacto corporativo de sus directivos (nombre, cargo, correo institucional, teléfono corporativo y perfil profesional en redes de negocios) en registros públicos, canales corporativos abiertos o referencias empresariales. También verifica a las personas en listas públicas de cumplimiento (OFAC, ONU, UE) por debida diligencia.

Finalidades.

1. Establecer un contacto institucional y comercial con la persona jurídica que el titular representa o dirige, para dar a conocer los servicios de banca de inversión, fusiones y adquisiciones, financiaciones estructuradas y asesoría estratégica de Heritage.

2. Verificar listas restrictivas nacionales e internacionales antes del relacionamiento comercial, por debida diligencia y prevención LA/FT.

3. Enviar comunicaciones profesionales, agendar reuniones exploratorias y llevar el registro de la gestión comercial.

4. Administrar y respetar de forma permanente las solicitudes de no contacto.

5. Transmitir los datos a encargados tecnológicos de infraestructura en la nube y procesamiento de lenguaje, en Colombia o en el exterior (incluidos los Estados Unidos), que apoyan la redacción asistida de las comunicaciones, bajo acuerdos de confidencialidad, minimización y seguridad.

Tratamiento de datos para Conocimiento del Cliente (KYC) y Debida Diligencia de Contrapartes: Previa autorización expresa del titular (o declaración de autorización por parte de la persona jurídica contratante), Heritage recolectará y tratará el nombre y número de identificación de los representantes legales, administradores, accionistas, beneficiarios finales (participación ≥ 5%) e inversionistas/compradores potenciales, con la finalidad de consultar sus antecedentes disciplinarios en la Procuraduría General de la Nación, responsabilidad fiscal en la Contraloría General de la República y listas restrictivas internacionales (OFAC, ONU, UE), a través de encargados tecnológicos autorizados (incluyendo Dealflou y Croma), para prevenir riesgos de LA/FT/FPADM, corrupción y soborno transnacional antes de suscribir mandatos o compartir información confidencial de transacciones.

Derechos y baja inmediata. El titular tiene los derechos de la sección 8. Puede pedir la baja respondiendo "BAJA" a cualquier mensaje o escribiendo a administracion@heritage.com.co; el bloqueo de envíos se aplica de inmediato.

 

12. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 1 de enero de 2026. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras subsistan las finalidades descritas. Heritage informará cualquier cambio sustancial a través de su sitio web antes de aplicarlo y, cuando el cambio afecte la finalidad del tratamiento, solicitará una nueva autorización cuando la ley lo exija.